Recruiting im Wandel: KI entlastet, Menschlichkeit bleibt entscheidend

Recruiting zwischen Fachkräftemangel, Bewerbungsflut und KI

Der Arbeitsmarkt sendet widersprüchliche Signale. Beim Round Table Recruiting der Personalwirtschaft waren sich die Expertinnen und Experten einig, dass sich die Lage nicht mit einzelnen Makro-Trends erklären lässt: Organisationen frieren an einer Stelle Stellen ein und schaffen an anderer Stelle neue, bauen in Deutschland ab und stellen beispielsweise in Singapur ein.

Besonders stark gesucht wird Personal in den Branchen Bau, Pflege, Erziehung, Logistik und Handwerk. Gleichzeitig hat sich die Nachfrage in Segmenten wie IT und Tech, die in der Post-Corona-Zeit boomten, deutlich rückläufig entwickelt.

Die Runde sprach zudem von einem „Bewerbungsparadox“. Einerseits erleichtert KI Bewerbungen, sodass manche von einem regelrechten Bewerbungstsunami sprechen. Andererseits berichten Unternehmen, dass es kaum gelingt, wirklich passende Kandidatinnen und Kandidaten zu finden.

Als einen Grund nennen die Expertinnen und Experten überfrachtete Anforderungsprofile. Hiring Manager formulierten häufig Wunschlisten, in denen die Anforderungen von mehreren Stellen in einer einzigen Position gebündelt würden. Dadurch sei teilweise unklar, welche Skills tatsächlich benötigt werden.

„Manche Firmen packen die Anforderungen von drei Stellen in eine einzige Position. Und gleichzeitig wissen sie nicht mal, welche Skills sie wirklich brauchen.“

Infobox: Der Arbeitsmarkt entwickelt sich laut Personalwirtschaft gleichzeitig in unterschiedliche Richtungen. Hohe Nachfrage in mehreren Branchen trifft auf rückläufige Nachfrage in IT und Tech sowie auf Schwierigkeiten, aus einer großen Zahl von Bewerbungen passende Talente herauszufiltern.

KI kann im Massenrecruiting entlasten

Die widersprüchlichen Entwicklungen setzen Talent-Acquisition-Teams unter Druck. Tech-Anbieter verbinden den Einsatz Künstlicher Intelligenz mit einer kürzeren Time-to-Hire, weniger Aufwand und mehr Effizienz. Die Expertinnen und Experten bewerten diese Versprechen jedoch differenziert und machen den Nutzen von der richtigen Segmentierung abhängig.

Im Massenrecruiting mit hohem administrativem Anteil kann KI-Automatisierung nach Einschätzung der Round-Table-Teilnehmenden erheblich helfen. Schnellere Rückmeldungen, automatisierte Prozessschritte und zügige Eingangsbestätigungen können die Candidate Experience spürbar verbessern.

Anders fällt die Einschätzung für das Spezialisten- und Executive-Hiring aus. Dort bleibe der Faktor Mensch gefragt, weil die Auswahl, die Kommunikation und die Beziehung zu Kandidatinnen und Kandidaten nicht vollständig automatisiert werden könnten.

Jobbörsen und Dienstleister zeigen laut Personalwirtschaft verschiedene Einsatzmöglichkeiten: Dazu gehören Matching-Technologien auf Basis natürlicher Sprache, KI-gestützte Kampagnensteuerung und die strukturierte Auswertung qualitativer Interviews. Voraussetzung seien klare Ziele und Qualitätsansprüche.

Wer KI blind einsetze, produziere dagegen lediglich mittelmäßige Ergebnisse. Die Technologie wird in der Expertenrunde daher als Werkzeug beschrieben, das sinnvoll in den Recruiting-Prozess eingebettet werden müsse.

• Im Massenrecruiting kann KI administrative Abläufe automatisieren.
• Schnellere Rückmeldungen und Eingangsbestätigungen können die Candidate Experience verbessern.
• Im Spezialisten- und Executive-Hiring bleibt der Faktor Mensch wichtig.
• KI-Anwendungen benötigen klare Ziele und Qualitätsansprüche.

Infobox: KI wird von den Expertinnen und Experten nicht als universeller Ersatz für Recruiting verstanden. Ihr größter Nutzen liegt bei standardisierbaren und administrativen Abläufen, während bei spezialisierten Profilen menschliche Kompetenz gefragt bleibt.

Employer Branding entscheidet sich an echten Erlebnissen

Eine zentrale Rolle spielt nach Darstellung der Personalwirtschaft das Employer Branding. Was Kandidatinnen und Kandidaten im Bewerbungsprozess erleben, prägt die Arbeitgebermarke. Ein emotionsloser Chatbot als erster Kontakt kann das Markenbild nachhaltig beschädigen.

Auch automatisierte Eingangsbestätigungen, auf die anschließend wochenlang keine weitere Reaktion folgt, werden als problematisch beschrieben. Wo Feedback, Bindung und emotionale Erlebnisqualität entscheidend sind, bleibt der Mensch laut Round Table unersetzlich.

„Recruiter sind das Bindeglied zwischen Automatisierung und Menschlichkeit. Sie sollten emotionale Erlebnisse schaffen und Menschen begeistern, die zum eigenen Cultural Fit passen.“

Gleichzeitig schließen sich KI und Employer Branding nicht aus. Kultur-Matcher, Lebenslaufchecks oder flexible Chatbot-Angebote können insbesondere für jüngere Zielgruppen Orientierung bieten. Entscheidend bleibt, dass die Technologie die Kommunikation unterstützt und nicht die menschliche Beziehung ersetzt.

Die aktuelle Krisenzeit führt laut Personalwirtschaft zudem dazu, dass viele Unternehmen ihre Arbeitgebermarke überdenken. Der Trend gehe weg von Inszenierung und Hochglanz und hin zu mehr Substanz und Authentizität.

Infobox: Persönlichkeit, Empathie und echter Dialog werden im Recruiting als Differenzierungsmerkmale hervorgehoben. KI kann Orientierung und Effizienz liefern, darf aber nicht zu einem Bewerbungsprozess führen, in dem Kandidatinnen und Kandidaten nach einer automatisierten Nachricht ohne persönliche Rückmeldung bleiben.

Langsame Abstimmungen kosten Talente

Beim Round Table wurde die Geschwindigkeit im Recruiting als eines der drängendsten Themen beschrieben. Interne Abstimmungsschleifen und zögerliche Hiring Manager führen demnach regelmäßig dazu, dass Kandidatinnen und Kandidaten abspringen.

Besonders problematisch ist dies bei komplexen Profilen, die dringend gesucht werden. Wenn Entscheidungen zu lange dauern, bleiben wichtige Positionen unbesetzt, obwohl geeignete Bewerberinnen und Bewerber bereits im Prozess sind.

Gleichzeitig seien Mitarbeitende im Recruiting massiv überlastet. Die Anforderungen nähmen zu, während die Ressourcen schrumpften. Fachabteilungen lagerten außerdem zunehmend Verantwortung an das Recruiting aus.

Zusätzlichen Druck erzeuge die Erwartung, KI müsse automatisch eine zehnfache Effizienz ermöglichen. Nach Einschätzung der Experten fehle es dabei teilweise an Verständnis dafür, was ein echter Rollout der Technologie bedeutet.

„Rekrutierende stehen unter großem Druck, da Fachabteilungen vermehrt ihre Arbeit ans Recruiting outsourcen und zudem wegen KI die Effizienzerwartungen steigen.“

Die Lösung sehen die Teilnehmenden vor allem im Stakeholder-Management. Langsame Prozesse seien selten ein Tool-Problem, sondern vielmehr ein Abstimmungsproblem. Erfolgreiche Recruiting-Teams verstünden sich deshalb als interne Berater, holten Hiring Manager frühzeitig ab, übersetzten Marktbedingungen in realistische Erwartungen und sicherten sich die Hoheit über den Prozess.

Infobox: Geschwindigkeit wird im Recruiting zum Wettbewerbsvorteil. Entscheidend sind laut Personalwirtschaft weniger zusätzliche Tools als klare Abstimmungen, realistische Erwartungen und eine frühzeitige Einbindung der Hiring Manager.

Skill-based Hiring bleibt vielfach Zukunftsmusik

Beim Skill-based Hiring fällt das Fazit der Expertinnen und Experten ernüchternd aus. Zwar werde intensiv darüber gesprochen, in den wenigsten Unternehmen werde der Ansatz bislang konsequent gelebt.

Stellen würden häufig dort besetzt, wo aktuell Geld verdient wird, und nicht dort, wo strategisch Kompetenzen aufgebaut werden sollten. Hiring erfolge vielfach reaktiv und kurzfristig.

„Den großen Switch hin zu strategisch gedachtem Skill-based Hiring erlebe ich noch nicht. Vielmehr passiert Hiring dort, wo gerade Umsatz ist – reaktiv und kurzfristig.“

Gleichzeitig deutet sich laut Personalwirtschaft ein Umdenken an. Das Assessment erfahre eine Renaissance, nachdem es lange Zeit nahezu bedeutungslos gewesen sei. Angesichts von mehr Bewerberinnen und Bewerbern auf weniger Stellen fragten Unternehmen wieder kritischer, wen sie einstellen, welche Fähigkeiten diese Person mitbringt und wie sich diese messen lassen.

„Das Assessment war zehn Jahre tot. Jetzt, mit mehr Bewerbenden auf weniger Stellen, ist es wieder von null auf die Agenda gerutscht.“

Ein vollständiges Skill-based Hiring sei dies noch nicht, aber ein notwendiger erster Schritt. Als Handicap wird beschrieben, dass viele Organisationen nicht wissen, welche Skills sie in drei Jahren benötigen. Job-Profile spiegelten deshalb häufig noch Anforderungen von gestern wider und nicht die Kompetenzen, die künftig zählen.

Infobox: Skill-based Hiring wird laut Round Table bislang nur selten strategisch umgesetzt. Die stärkere Nutzung von Assessments gilt jedoch als Hinweis darauf, dass Unternehmen Auswahlentscheidungen wieder stärker an Fähigkeiten und messbaren Kompetenzen ausrichten.

Recruiting der Zukunft: beratend, datengetrieben und menschlich

Für die Recruiting-Abteilung der Zukunft zeichnen die Teilnehmenden ein klares Bild. Die operative Abwicklung werde stärker automatisiert, während die Anforderungen an Recruiterinnen und Recruiter stiegen.

Gefragt seien Menschen, die den Arbeitsmarkt verstehen, Zielgruppen kennen, Stakeholder beraten und strategisch denken. Talent Acquisition agiere dann als interne Unternehmensberatung: Sie ermittle, was der Fachbereich tatsächlich brauche, übersetze diese Anforderungen in realistische Markterwartungen und begleite Hiring Manager durch den gesamten Prozess.

KI bleibe dabei ein Werkzeug und kein Ersatz für strategisches Denken. Marktverständnis, Zielgruppenintelligenz und die Fähigkeit, passende Menschen zu begeistern, werden als zentrale Kompetenzen des künftigen Recruitings beschrieben.

Die Personalwirtschaft fasst die wichtigsten Erkenntnisse der Expertenrunde in mehreren Punkten zusammen:

• Der Arbeitsmarkt sollte segmentiert und nicht pauschal bewertet werden.
• KI sollte gezielt eingesetzt werden und nicht als Allheilmittel gelten.
• Im Recruiting bleibt der Mensch bei Feedback, Bindung und emotionaler Erlebnisqualität unverzichtbar.
• Recruiting-Teams müssen ihre Rolle als interne Berater stärken.
• Skill-based Hiring benötigt strategische Kompetenzplanung.

Infobox: Das Recruiting der Zukunft verbindet automatisierte Prozesse mit menschlicher Beratung. Die Personalwirtschaft sieht Recruiterinnen und Recruiter künftig stärker als strategische Partner, die Technologie, Marktverständnis und persönliche Kommunikation zusammenführen.

Quellen:

• KI, Fachkräftemangel, Tempo: So sehen Experten das Recruiting der Zukunft
• WKS-Podcast: Warum Recruiting auch Marketing ist
• Grupa Pracuj hebt Umsatzprognose für Recruiting-Dienstleistungen dank anziehender Nachfrage in Polen an
• Jobsuche: Das Hobby im Lebenslauf hat einen größeren Einfluss auf eure Bewerbung, als ihr denkt
• KI-Bewerbungssystem: Klage gegen Eightfold AI wegen Diskriminierung